SFAというソフトウェアがある。Sales Force Automation の略で、日本語では「営業支援システム」と訳されたりする。
営業担当者個人で留まりがちな顧客情報や案件の進捗、商談事例等の営業活動に関わる情報をデータ化して活用することで、営業の生産性を上げ、効率化を進めることを目的とした情報システム。
事務処理プロセスの自動化を目指したのが「OA（office automation）」であるのに対し、営業プロセスの自動化を目指したのが「SFA（sales force automation）」である。顧客情報の管理・分析の要素も含まれるため、「CRM（Customer Relationship Management）」の一環として扱うこともある
（Wikipedia）
要するに「もっとたくさん売るために、営業の情報を集約して、使いやすくするためのシステム」といったものだ。1990年頃でアメリカでコンセプトが生まれ、その後日本に持ち込まれた。
システムを販売している有名どころは米SalesForce.comである。国内であればソフトブレーンのeセールスマネージャーなどが有名だ。
当然、「営業の成績を上げる」というフレコミで販売されるので、経営者にウケは良い。営業マンをたくさん抱えた会社なら、何かしらのSFAを導入していると言ってもいいだろう。
しかし、経験的に言えばSFAを導入している会社は多いが、うまく利用している会社は殆ど無い。経理システムの利用頻度と比べると雲泥の差である。
大体、導入したはいいが、スケジュール管理のためのカレンダー以外は全く使われていない、という状況である。肝心の「お客さんとの商談の内容」であるとか、「見込み客の確度」であるとか、「次回アポ取り予定」など、営業に入れて欲しい情報は全くシステムの内部に入っていない。
経営陣はSFAをつかって、もっともっと売上を上げたい・・・・のに、現実的には殆どの場合、現場の営業マンに「仕事を増やすだけの余計なシステム」と認識されていることがほとんどである。
そこで、SFAの販売を行っている会社に何度か私は、「現場ににキチンと営業案件をSFAへ入力させるにはどうしたらよいか」と聞いたことがある。
返答は概ね以下の様なものであった。
・入力しない人に罰則を適用する
・入力しないと受注できないようにする（稟議などが上がらないようにする）
・データ管理の重要性を教育する
いずれも、解決策としてはダメダメであると感じる。「SFAに入力するということが、全く現場の営業マンのメリットになっていない」からだ。「とりあえず恫喝して入力させとけ」という考え方と言っても良い。
もちろん恫喝すれば皆しぶしぶ入力する。だが、入力されたデータは「とりあえず入力しました」といった無駄な情報ばかり。「売上のアップ」など、夢のまた夢だ。
そして、だいたい半年から1年位すると、「役に立たない」ということがわかって、そのSFAは使われなくなる。社長も営業部長から報告を聞き、「できれば入力してくれ」という曖昧な物言いになり、SFAは忘れ去られていく。
さて、ここまでお読みいただいた方は、「じゃ、どうすればいいのよ」ということが気になっているだろう。
そんな方に、次のことを試していただきたい。
1.まずはSFAをヤメる
とりあえずの記録は時間の無駄。一旦全部やめて構わない。
2.SFAをやめたら、商材別に営業活動に関して、仮説を作る。
・よくお客さんのところに通う人が、リピートをもらう
・商談が長いほうが、単価が高くなる
・東京よりも千葉のほうが買い替えサイクルが早い
・予算が決まっているお客さんは3ヵ月以内に
・ほとんどのお客さんは6ヵ月以内に追加購入する
など、自分たちの売上に大きく改善出来そうな仮説を作る。
3.仮説を検証するために、どのような記録が必要かを考える。
・訪問回数が必要？
・前回の商談の時間が必要？
・予算の情報が必要？
・訪問サイクルの情報が必要？
4.必要な情報に絞って、SFAを使う
項目は3、4項目に限定する。どうせたくさん記録をとっても使えない。これくらいなら営業マンもやってくれる。仮説を一緒に考えていれば、ゲーム感覚で協力してくれる。
ポイントは明らかに3で、「自分たちの営業の改善をすることに必要な情報はなにか」「どうやってそれを検証すればいいか」の2つをきちんと議論することである。
「データ」と「検証」は常にセットで扱うこと。これが営業マンに営業記録をつけてもらうためのコツだ。
